Parimad turvalised maksudokumentide saatmise viisid teie raamatupidajale

by William Perez

Vastupanu e-posti kasutamine

Interneti vanuses on see maksustamisperioodil üha tavalisem, et inimesed saaksid teenida professionaalseid ja raamatupidajaid, kes võivad olla ebatavalises kauguses. Võib olla ahvatlev lihtsalt saata vajalikku teavet, kuid see pole parim idee.

Sa tahad veenduda, et teie maksudokumendid saadetakse teie sertifitseeritud avaliku sektori raamatupidajale, registreeritud esindajale või muule maksukoostööle kõige turvalisemal ja usaldusväärsemal viisil. Maksudokumendid sisaldavad väga tundlikku teavet nagu teie nimi, aadress, sotsiaalkindlustuse numbrid teile ja teie ülalpeetavatele, kui palju raha te teenite ja kus pank. Ja see on just alustajate jaoks. Kui need andmed satuvad valesse kätesse, võib teil olla identiteedivarguse ohver.

Siin on mõned nõuanded selle kohta, et teie dokumendid ja teie andmed jõuavad sihtkohta puutumata ja turvaliselt.

Uuendatud jaanuaris 2018, Beverly Bird

01 Loo nimekiri

Tehke nimekiri kõigist oma W-2- dest, 1099 - ndatest ja muudest maksudega seotud dokumentidest. See saavutab kaks asja: saate täpselt teada, mida saatsite oma raamatupidajale ja kui midagi läheb kaduma ja see ei jõua teise otsa, saate teada, mis see oli. Teil on ka järgmise aasta maksude ettevalmistamise kontrollnimekirja algus.

02 Tehke varukoopiaid

Kui edastate oma maksudokumentide tegelikud paberkoopiad, tehke ennast kasuks ja kopeerige need kõik kõigepealt. Nii ei saa te ilma kriitilise informatsioonita, kui nad tõesti kaotad. Saate neid koopia kopeerida või skannida need piltide või PDF-failidena, seejärel lisage need ettevaatusabinõuna oma arvutisse ja flash-draivi. Kuid teete seda, enne kui saadate paberimajanduse oma raamatupidajale, veenduge, et teil on varukoopia.

03 Parim valik on käsitsi tarnimine

Kui spioon soovib tagada, et dokument edastatakse õigetele inimestele õigel ajal filmides, annab ta seda isiklikult. Ta ei võta võimalust, et see võiks kinni pidada.

Võite panna see vana kooli taktika tööle, kui esitate isiklikult oma maksudokumendid oma raamatupidajale, kui see on üldse võimalik. Vähemalt anna see abile, sekretärile, administraatorile või muule kontoritöötajale. See välistab igasuguse ohu, et nad salvestaksid ülekande teel või kinni pealtkuulamise eest.

04 Dokumentide saatmine

Posti kohaletoimetamine on üsna turvaline ja tõenäoliselt teie teine parim võimalus, kui elate Philadelphias ja teie raamatupidaja on Pittsburghis, nii et käte kättetoimetamine pole lihtsalt valik.

Teie dokumendid on kaitstud juhusliku pealtkuulamise eest ümbrikusse mähkimise tõttu. Keegi teine kirja avamine on vähemalt USA-s kuritegu, ja kuigi see ei takista kindlaksmääratud kurjategijat, on vähemalt raamatute seadused kurjategijate karistamiseks.

Sellest hoolimata võivad dokumendid kaotsi minna või mõnikord kaotada või kahjustuda, mistõttu võib olla hea idee saata neid tehtud varukoopiaid kui originaalid. Ja kaaluge mõne tarnetüübi või allkirja kinnitamise vormi kasutamist või kasutage universaalset postiteenistust ja kasutage selle asemel FedEx Expressi või UPSi kohaletoimetamise teenust.

05 Dokumentide faksimine

Dokumentide saatmine oma raamatupidajale võib olla kiire viis nende edastamiseks ja see on suhteliselt turvaline. Kui raamatupidaja telefoniliini ei kasutata, on tõenäosus, et identiteedivargud ei katkesta teie edastamist. Kuid ole kindel, et teie faksinumber on õige.

Seal on vähe muret. Faksiga seotud dokumendid on mõnikord raske lugeda ja viimane asi, mida maksutegelane soovib teha, on seal istuda, arvates, kas number on kuus või kaheksa või võtab täiendavat aega, et helistada teile teada saada. Faksimine toimib kõige paremini, kui peate lihtsalt saatma paar lehekülge. Pikemate dokumentide puhul ja eriti dokumentide puhul, mis sisaldavad teavet lehe mõlemal küljel, ei pruugi faksimine olla parim lahendus.

06 Kui peate kasutama e-posti ...

E-post on mugav ja kiire, kuid see võib pakkuda nii palju turvalisust kui postkaart. Kui te ei võta ettevaatusabinõusid, võib ükski võrguettevõtja teie e-kirja sisu näha ja oma manuseid vaadata. Ükskõik, kas nad pööravad tähelepanu ja tegelikult jälgivad sisu, on punkti kõrval - seal on veel potentsiaal.

Kontrollige, kas teie raamatupidaja kasutab turvalist failivahetustarkvara, näiteks LeapFile'i. Paljud teevad Chip Capelli sõnul Provincetownis, Massachusettis asuvat raamatupidajat, ja see võib olla mängu mängija.

Asetage oma maksudokumendid krüptitud ümbrisesse, näiteks parooliga kaitstud DOC, PDF-faili või ZIP-faili. "Skannige kõik PDF-is ja seejärel salastage see," ütleb Capelli. Ärge kunagi saatke informatsiooni, mida soovite privaatsena hoida, näiteks teie sotsiaalkindlustuse number, kui tavaline tekst oma e-kirja sisus. Mis juhtub, kui juhuslikult saadate sõnumi valele aadressile või teie e-posti skaneeritakse ja teie teenusepakkuja kogub andmeid? Teie maksudokumentide turvalisuse tagamiseks tehtavad ettevaatusabinõud aitavad kaitsta teie rahalisi vahendeid.

Kui halvim on halvim

Reageerige kohe sisemistele tulujakadele, kui leiate, et hoolimata teie parimatest pingutustest on teil oht. Tegelikult võite pöörduda IRS-i poole, kui te isegi arvate, et võite olla ohustatud IRS uurib. Esitage vorm 10439, et teatada maksupettustest või sellistest kahtlustest pettustest. Võite pääseda vormile IRS-i veebisaidil koos teabega selle kohta, kuhu peaksite postitama või faksima.