Raamatupidamisviiside tüübid ja nende ennetamine
Peaksite märkima, et seda tüüpi vead on kõige raskemini tuvastada ja lahendada.
Vigade viga
Viga tegemisel toimub siis, kui tehing on teie ettevõtte raamatutest täielikult välja jäetud. Võite unustada sisestada kulutamise tehingu või sisestada toote või teenuse müügi. Neid tehinguid on raske avastada. Seepärast peate tagama, et teil on õigeaegne nende tehingute sisestamine. Kõige tavalisem põhjus, miks neid tehinguid ei sisestata, on see, et dokumentatsioon (nt müüja arve) kaotab. Teil on vähem tõenäoline, et need tõendavad dokumendid kaotavad või asendavad, kui sisestad need oma raamatupidamistarkvara süsteemis õigeaegselt nii kiiresti kui võimalik.
Tagasivõtmise viga
Tagasivõtmise viga tekib siis, kui tehingu, mis oleks pidanud postitama deebetina, pannakse krediiti. Näiteks võite sisestada arve makse või tagasimaksetena.
Te ei näe seda vead prooviversioonis, sest proovibilanss on endiselt tasakaalus.
Põhimõte viga
Põhiline viga juhtub siis, kui teie või teie raamatupidaja kohaldab ekslikult raamatupidamispõhimõtet. Võite kulutada varasid, mis tuleks kirjendada varana . Varad ja kulud kirjendatakse raamatutena deebetina, nii et see on tehniline viga.
Komisjoni viga
Korrigeeritakse viga, kui sisestate tehingu õigesse klassi, kuid vale tütarettevõte . Näiteks võtate selle vea, kui rakendate makse valele arvele. Teie prooviversioon näitab korrektset võlgnevust kliendilt, kuid teie üksiku kliendi tütarettevõtete raamatupidamisaruanded on valed.
Tütarettevõtete vead
Tütarettevõtte sisestamise viga tekib siis, kui tehingu sisestamisel tehakse viga. Näiteks kui laenutate kliendile 5000 USA dollarit, kuid sisestate ainult 500 USA dollarit laenu ja 500 USD-sse oma rahakontolt, siis leiad, et see viga kannab teie proovibilanssi. Teie proovibilanss on õige. Kõige levinum meetod nende vigade avastamiseks on raamatupidamise vastavusseviimine. Eelmise näite jätkamisega tuvasite selle vea tuvastamisel oma pangas . Leiame, et teie pangakontol on teil lühike 4,500 dollarit sularaha ja saate seda vea parandada.
Vea tõkestamine
Te peate välja töötama häid sisekontrolle ja protsesse vigu tuvastama. Näiteks soovite veenduda, et kõik teie vormid on järjepidevad, nii et töötajad satuvad teie raamatupidamistarkvaraga seotud teabe sisestamisel rutiini.
Samuti peate tagama, et teil oleks piisavalt töötajaid töökoormusega tegelemiseks. Alarakendamine toob kaasa töötaja väsimuse, mis toob kaasa töötaja väsimuse, kiirete tööde ja raamatupidamisvead.
Vea tuvastamine
Kuigi soovite tõrgete vältimiseks alati võimaluse korral välja töötada meetodid, ilmnevad ülal loetletud vead aeg-ajalt. Sa ei saa välistada, et kõik vead juhtuksid. Kuude ja aasta lõpuks peaksite tegema mitmeid lepitusi, et avastada palju vigu, nii et neid saaks parandada. Näiteks panga korrektsioone tuleks teostada kord kuus. Põhivara saab sobitada vaid kord aastas, et saaksite tagada, et olete broneerinud õige amortisatsioonikulude summa. Leiad, et kui otsite viise, kuidas vältida vigu ja teil on tavapäraselt läbi viia oma raamatupidamisdokumentide ülevaatusi ja vastavusse viimist, et teie ettevõte töötaks sujuvalt ja te vähendaksite oma raamatupidamisvead.