Käivitage põhiline andmekogumissüsteem
On palju finantsteavet, mida tuleb korraldada ja töödelda, ja lihtne failisüsteem võib seda teha vähemate tööülesannete tõttu. Te saate sisuliselt jaotada kõik oma finantsdokumendid järgmistesse kategooriatesse:
- Arved tuleb tasuda
- Olulised dokumendid hoida
- Üksused, mis visatakse ära või raputatakse
See on tõesti nii lihtne. Kas teil on arve, mille eest tuleb maksta, kviitung või dokument, mida tuleks salvestada, või midagi, mida saab kõrvaldada. Teie ülesanne on neid elemente korraldada, kuid see võib olla sama lihtne kui kolme eespool nimetatud teabega märgistatud kaustade kasutamine.
Seejärel, kui postitate või saate mõne muu finantsdokumendi, võta hetk, et panna see õigesse kausta. Nii saate teie arveid ja olulisi dokumente kohas lihtsalt leida. Seejärel saate korrektselt kaustu töödelda ja olulisi dokumente püsivalt salvestada ja loobuda või ringlusse võtta, mida te ei vaja.
Hoidke tähtsaid dokumente korraldatud
Kuigi põhipildisüsteem teeb head tööd oma igapäevaste rahaliste vahendite korrashoiuks, soovid ikkagi korraldada olulisi asju, mida peate hoidma. Üldiselt võite kasutada väikest failikabiini üksikute kaustadega, et hoida kõik korras.
Mõned näited finantsdokumentidest, mida peaksite hoidma:
- Maksutagastused
- Kindlustuspoliisid
- Hüpoteegi dokumendid
- Investeerimis- ja vanaduspõhise konto väljavõtted
- Garantiid või teenuslepingud
Kui kaua dokumente hoida
Kuna peate teatud dokumentide koopiaid hoidma, kui kaua peaksite neid tegelikult hoidma? Mõnel juhul võib teil olla vaja ainult lühikest aega hoida dokumenti või vormi, samal ajal kui teistel, keda soovite hoida aastaid.
Siin on mõned üldised finantsdokumendid ja pikkus, mille jooksul peaksite neid kaaluma.
- Maksutagastused. Teie maksudeklaratsioonide puhul on soovitatav neid hoida seitsme aasta jooksul. Kui IRS tahab teie tulusid kontrollida, on neil üldjuhul 3-6 aastat, et minna tagasi teie esitatud kuupäevast. Seitsme aasta tagant toimetuleva käibe säilitamine hoiab sind kaetud ja muudab teie elu palju lihtsamaks, kui teid auditeeritakse. Mitte ainult seda, vaid kui te kavatsete osta kodu või muidu on vaja tõendada sissetulekut laenuandjale, on tore olla vähemalt paar aastat andmeid, mis on teie käes.
- Hüpoteegi dokumendid. Kui ostate kodus, siis läheb sulgemisel maha ja kirjuta oma nimi sellele, mis tundub olevat sadu lehti. Üldiselt saate suure kausta koopiatega, mida olete sulgemisel üle läinud. Need hõlmavad panga dokumente, mis kirjeldavad laenu, kinnisvaraettevõtte teavet, hindamise ja ülevaatuse teavet ja palju muud. Kuigi te ei pruugi sageli neid asju viidata, peaksite neid dokumente kindlasti hoidma. Võimalik, et peate edaspidi neile viitama ja nad võivad anda mõnda väärtuslikku teavet, kui hakkate kodus müüma.
- Panga- ja investeerimiskonto väljavõtted. Kui veebis on üks hea asi, on see, et saate sageli oma panga ja investeerimiskonto väljavõtete elektroonilisi koopiaid igal ajal üles tõsta. See välistab vajaduse hoida iga üksiku avalduse. Siiski on hea mõte vaadata läbi kõik teie poolt saadud paberakkumised ja kui need on kord kvartalis, hoia neid alles järgmise avalduse saabumisel. Kui olete saanud aasta lõpu või aastaaruande, võite turvaliselt välja visata kõik kuu- või kvartaliaruanded. See vähendab seda, kui palju paberit paberit saata tuleb ja tõenäoliselt võite saada täiendavaid koopiaid veebis või kiirelt helistades.
- Arved ja laekumised. Kui kasutate kasuliku ja krediitkaardi arveid, on hea mõte hoida neid aasta pärast kontrollimist, et teave oleks õige. Võib juhtuda vigu ja kui teie avalduse koopia on hõlpsasti kättesaadav, võib see vea vaidlustada. Sama kehtib ka laekumiste kohta. Pidage neid piisavalt pikk, et võrrelda oma pangakontode väljavõtteid, et saaksite vigadest kinni pidada. See on muidugi ainult juhul, kui laekumised on mõeldud ostudeks, mida saab maksustamise eesmärgil kasutada. Sellisel juhul soovite, et auditeerimise korral hoiaksid need kviitungid kuni seitsme aastaga sarnaselt teie maksudeklaratsiooniga.
Teie teabe turvaline hoidmine
Identiteedivargus on viimastel aastatel suur probleem. Varastel on võimalus võtta oma isikliku ja rahalise ajaloo bitti ja tükke ning kasutada seda võltsete identiteetide loomiseks, mis võivad teie krediitt rikkuda, äravoolu oma pangakontodeid ja muul põhjusel peavalu. Seega on oluline, et kaitstaksite ja kõrvaldaksite oma finantsandmeid õigesti.
Kõigepealt kaaluge paberi purustaja oma kodu ostmist. Kõik need vanad kommunaalmaksed ja isegi kasutamata krediitkaart, mis pakub teile igakuist posti, võivad olla varaste peamised sihtmärgid. Kasutamata dokumentide peenestamisel võite olla kindel, et olete minimeerinud võimaluse, et keegi varastaks teavet.
See tähendab ka seda, et peaksite tagama, et dokumendid, mida teete, hoiaksid majas. Kui sa lihtsalt hoiab keldris kõik kappi karbid, mis juhtub, kui seal on üleujutus? Aastaid võib kaotada. Sama kehtib ka tulekahju või muu katastroofi korral.
Kuigi te ei saa kaitsta iga üksiku võimaluse eest, võite vähemalt saada tugevast, vastupidavast ja isegi tulekindlast kaustast või lukustusmahutist, mis hoiab teie dokumente suhteliselt ohutuks ja valede kätega. Sa ei pea minema üle parda, kuid ka ei taha kõike lihtsalt istuda mõnes vanas kinga kastis oma kapis.
Organiseeritud korraldamine võib isegi teie pärijad aidata
Juhul, kui midagi teiega juhtub, võivad korraldatud finantsdokumendid olla tohutult abiks nende jaoks, kes hoolitsevad oma asjade eest pärast seda, kui olete läinud. See võib teie pärandit arendada. Kui teil on testament, on oluline, et oleks ka õpetusjuhend, nii et testamenditähis teab, kuhu need dokumendid leida.